Để người phân bổ tổn thất chung (average adjuster) có thể phân bổ tổn thất, các bên liên quan (chủ tàu, người vận chuyển, người thuê tàu, người thuê vận chuyển, người nhận hàng/chủ hàng…) có trách nhiệm thu thập và cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu, thông tin cần thiết. Bên có quyền lợi về hàng hóa (người nhận hàng, doanh nghiệp bảo hiểm hàng…) có thể gửi chứng từ, tài liệu trực tiếp cho người phân bổ tổn thất chung hoặc gửi cho chủ tàu đề chuyển tiếp. Chủ tàu là người chịu trách nhiệm cung cấp phần lớn chứng từ, thông tin trong một vụ tổn thất chung. Dưới đây là những chứng từ, tài liệu thường thấy trong một bộ hồ phân bổ tổn thất chung qua thực tế một vụ tai nạn hàng hải để bạn đọc tham khảo.
Tàu Vione cập cầu cảng Jinzhou (Trung Quốc) lúc 22:00 (giờ địa phương) ngày 29/1/2010, bắt đầu bốc hàng lúc 04.00h ngày 30/1/2010 và bốc xong hàng lúc 22:05 ngày 2/2/2010. Số lượng phân urê để rời (prilled urea in bulk) theo vận đơn là 7.095,85 tấn. Hoa tiêu đưa tàu rời cầu cảng Jinzhou và rời tàu lúc 00:30 sáng ngày 3/2/2010. Tuy vậy, tàu không thể tiếp tục hành trình vì lúc đó có băng (ice) dày đặc và đang là ban đêm nên sau đó 20 phút, vào lúc 00:50 cùng ngày, tàu đành phải thả neo. Tàu nhổ neo đi cảng Kwangyang (Hàn Quốc) lúc 05:00 sáng cùng ngày trong điều kiện thời tiết rất lạnh và mặt biển đóng băng. Vào lúc 04:00 sáng ngày 4/2/2010, thuyền trưởng phát hiện tàu bị nghiêng sang trái nên đã cho kiểm tra ngay các két, hầm hàng và thấy có nhiều nước biển lọt vào hầm hàng số 1 qua lỗ thủng bên mạn phải của tàu. Thuyền trưởng buộc phải cho tàu ghé vào cảng gần nhất là Weihai (Trung Quốc) để khắc phục sự cố. Sau khoảng gần 1 tháng nằm tại cảng để dỡ hàng, sửa chữa tàu, bốc lại hàng, tàu đã rời cảng và kết thúc dỡ hàng tại Hàn Quốc ngày 26/3/2010. Để chuẩn bị cho việc phân bổ tổn thất chung và đòi bồi thường (tổn thất riêng), chủ tàu Vione phải chuẩn bị, cùng với các bên có liên quan những chứng từ, tài liệu, và thông tin nêu dưới đây.
1. Toàn bộ cảng phí, đại lý phí, chi phí… tại cảng Weihai, kể cả toàn bộ thời gian tàu ghé vào cảng để sửa chữa, dỡ hàng, di chuyển đến nơi sửa chữa, bốc lại hàng lên tàu, cùng với tất cả mọi chứng từ chứng minh cho những hoạt động, sự việc nói trên.
2. Kháng nghị hàng hải của Thuyền trưởng và các báo cáo sự cố của tàu.
3. Trích sao nhật ký hàng hải, nhật ký máy và nhật ký thời tiết.
4. Đơn bảo hiểm tàu.
5. Các chi tiết kỹ thuật của tàu (Ship’s particulars).
6. Bản liệt kê sự việc xảy ra theo thời gian (ngày, giờ) cho khoảng thời gian từ ngày 14/3/2010 đến khi rời Kwangyang.
7. Văn bản của thuyền trưởng xác nhận lượng dầu còn lại trên tàu vào những mốc thời gian sau:
a. Bắt đầu đi chệch hướng vào Weihai (sáng sớm ngày 4/2/2010).
b. Đến Weihai 15:45 ngày 4/2/2010.
c. Khởi hành đi xưởng sửa chữa 16:45 ngày 12/2/2010.
d. Sau khi trở về cầu cảng Weihai để bắt đầu bốc lại lên tàu lúc 11:45 ngày 4/3/2010.
đ. Rời Weihai sau khi kết thúc bốc lại hàng lên tàu lúc 13:30 ngày 13/3/2010.
e. Đến Yeosu (để dỡ toàn bộ hàng còn tốt ở hầm 2, sau đó đi Kwangyang).
g. Rời Yeosu.
h. Đến Kwangyang (để dỡ toàn bộ hàng hỏng ở hầm 1).
i. Rời Kwangyang sau khi hoàn thành việc dỡ toàn bộ hàng).
8. Hóa đơn hoặc chứng từ khác chứng minh giá dầu (HFO và MDO) cho mỗi tấn.
9. Bảng lương và tiền ăn của thuyền viên từ tháng 2 đến ngày 10/3/2010.
10. Báo cáo giám định tàu (class survey report) của cơ quan đăng kiểm tại Weihai/ Longyan về việc sửa chữa tàu và hóa đơn chi phí sửa chữa.
11. Họ tên của giám sát viên kỹ thuật (superintendent) về hàng hóa và ngày tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa tại Trung Quốc và Hàn Quốc cùng với các chứng từ chi phí liên quan.
12. Họ tên của giám sát viên kỹ thuật về sửa chữa tàu và ngày tiến hành kiểm tra tình trạng sửa chữa tàu tại Trung Quốc cùng với các chứng từ chi phí liên quan.
13. Toàn bộ chi phí tại cảng Weihai và Kwangyang, cùng với tất cả mọi chứng từ chứng minh cho những hoạt động, sự việc nói trên.
14. Chứng từ, hóa đơn về chi phí đã sửa chữa những hư hỏng, tổn thất của tàu và các chứng từ, tài liệu liên quan.
15. Hóa đơn về những khiếu nại mà chủ tàu muốn người phân bổ tổn thất chung xem xét cùng với lý do khiếu nại.
16. Hóa đơn về chi phí cho những hoạt động của giám định viên tổn thất chung (GA Surveyor).
17. Bằng chứng đã thanh toán của tất cả những hóa đơn đã gửi (cho người phân bổ tổn thất chung), tức là những chứng từ của ngân hàng hoặc giấy biên nhận của các bên có liên quan. Nếu ngày thanh toán không thể hiện rõ trên chứng từ thì liệt kê theo thứ tự thời gian ngày thanh toán của tất cả các hóa đơn.
18. Hợp đồng vận chuyển hàng hóa (voyage charter party, booking note), hợp đồng thuê tàu định hạn (time charter party) (nếu có).
19. Bản lược khai hàng hóa (cargo manifest) và các vận đơn.
20. Bản kết toán giao nhận hàng với tàu (report on receipt of cargo)
21. Các tài liệu bảo đảm tổn thất chung: cam kết đóng góp tổn thất chung của chủ hàng (Lloyd’s Average Bond), bảo lãnh tổn thất chung của người bảo hiểm hàng (Average Guarantee) và bản khai trị giá hàng (Valuation Form) kèm theo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
22. Các biên bản giám định tàu, giám định hàng và các hóa đơn thu phí giám định.
23. Các khiếu nại về tổn thất của hàng hóa (nếu có).
24. Văn bản định giá tàu của tổ chức thẩm định giá trị tài sản hoặc của hãng môi giới mua bán tàu.
25. Chứng từ về chi phí phân bổ tổn thất chung của người phân bổ tổn thất chung.
26. Trong trường hợp có cứu hộ (salvage), cần có hợp đồng cứu hộ, bản kê chi phí vật tư của tàu dùng cho việc cứu hộ và các tài liệu, chứng từ liên quan.
Ngoài những tài liệu, chứng từ, thông tin nêu trên, tùy từng trường hợp tổn thất chung cụ thể mà chủ tàu và các bên liên quan phải cung cấp thêm các tài liệu, chứng từ, thông tin theo yêu cầu của người phân bổ tổn thất chung.
Ngô Khắc Lễ
